Mail Merge a zdroj dát v Exceli

hr1 (2K)
    Ak potrebujete poslať list toho istého znenia na desiatky, alebo stovky rôznych adries, najefektívnejšie je využitie hromadnej korešpondencie (Mail Merge) vo Worde. Na vytvorenie formulárových listov, menoviek s adresami, alebo obálok použijeme Pomocníka hromadnej korešpondencie. Práca s hromadnou korešpondenciou je rozdelená do 3 krokov:
  1. Vytvorenie hlavného dokumentu
  2. Vytvorenie zdroja dát
  3. Zlúčenie údajov s hlavným dokumentom
hr2 (5K)

    Zdroje údajov firemných adries, a iných ukazovateľov, ako napr. počet zamestnancov, výšku ročného obratu a iné údaje, bývajú veľmi často v tabuľkách Excelu. Budeme sa teda zaoberať výlučne so zdrojom dát v Exceli a vytvoríme si menovky s adresami firiem. Ukážku časti listu Excelu (ZakTab) vidíme na obr.2. Zošit obsahuje 3 listy, z ktorých ZakTab je tabuľka, ktorá obsahuje adresy firiem a ostatné sú čísleníky. Listy PočetPrac a Obrat vidíme na obr. 3 a 4.

hr3 (4K) hr4 (5K)

hr5 (3K)


Vo Worde si klikneme na Nástroje-Hromadná korešpondencia - Menovky s adresami ( obr.5). Ako druhý krok otvoríme zdroj údajov v Exceli a v okne na obr.6 zaškrtneme políčko vybrať metódu . Word totiž má predvolené načítavanie programu Excel cez DDE (Dynamic Data Exchange). V prípade, ak máme v zošite Excelu, ktorý chceme použiť ako zdroj údajov, viac listov, je treba otvoriť súbor programu Excel cez ODBC. ODBC je ovládač zdroja údajov, ktorý spĺňa štandard ODBC. Ovládače ODBC poskytované spoločnosťou Microsoft sa inštalujú pri inštalácii programu Query. Ak chcete mať v systéme tieto ovládače nainštalované, nainštalujte si program Query. Po výbere metódy sa zobrazí okno, v ktorom potvrdíme otvorenie zdroja údajov cez ODBC a v ďalšom okne klikneme na možnosti. Zobrazí sa okno obr.7, v ktorom začiarkneme nielen Tabuľky ale aj Systémove tabuľky. Ak by sme nezačiarkli Systémove tabuľky, nezobrazili by sa jednotlivé listy zošita. Potom sa v okne obr.8 zobrazia mená všetkých listov zošita. Zvolíme list s adresami. Po výbere nálepky môžeme vkladať zlučovacie polia a vytvoriť adresy na nálepky.

hr6 (3K)

hr7 (3K) hr8 (3K)
hr9 (6K)


hr10 (2K)
    Ak chceme vybrať zo zdroja údajov len tie firmy, ktorých počet zamestnancov je napr. medzi 500 a 1000, musíme použiť čísleník, ktorý je na hárku početzam. Vtedy pred vkladaním zlučovacích polí (obr.10 zadáme v okne Dotaz-možnosti (obr.9) voľbu počtu zamestnancov. Číselník udáva napr. číslo 6 pre kategóriu počtu zamestnancov 500 až 1000. V okne obr.9 vidíme, že v prípade potreby by sme mohli zadať ďalšie kritéria, ako napr. ročný obrat firmy (číselník je na liste obrat) prípadne iné kritéria. Po zlúčení sa vytvoria nálepky len pre firmy, ktoré spĺňajú zadané klritéria.





Valid HTML 4.01 Transitional

Stránka je v súlade s aktuálnymi normami.




Kontakty

Domov